Financiële administratie uitbesteden: wat, wanneer en wat het kost
Facturen maken, betalingen opvolgen, inkoopfacturen verwerken: de financiële administratie loopt elke dag door, ook als je eigenlijk met klanten bezig wilt zijn. Steeds meer bedrijven besteden een deel ervan uit. Maar wat besteed je precies uit, wat blijft bij je accountant en wat kost het?
Wat valt onder de financiële administratie?
Onder financiële administratie vallen alle taken die zorgen dat geld goed binnenkomt, goed uitgaat en goed wordt vastgelegd:
- Verkoopfacturen opstellen en versturen
- Debiteurenbeheer en betalingsherinneringen
- Inkoopfacturen en bonnetjes verwerken
- Bankmutaties koppelen aan facturen
- Maand- en kwartaalrapportages
- Boekhouding, btw-aangifte en jaarrekening
De eerste vijf zijn dagelijks, operationeel werk. Het laatste is fiscaal en juridisch werk waarvoor je een accountant of boekhouder nodig hebt.
Backoffice of accountant: wie doet wat?
Een veelgemaakte fout is denken dat je accountant alles regelt. Een accountant verwerkt wat er binnenkomt en zorgt voor de aangiften en de jaarrekening. Maar de facturen die niet verstuurd zijn, de herinneringen die niet zijn gestuurd en de uren die niet kloppen: dat lost een accountant niet op.
Daar komt een uitbestede backoffice in beeld. Die neemt het operationele werk over: facturen op tijd en foutloos de deur uit, openstaande posten opvolgen en alles netjes klaarzetten voor de boekhouding. Je accountant krijgt complete, gecontroleerde stukken en jij hebt elke maand een helder overzicht. Lees meer over wat backoffice uitbesteden precies is.
Wanneer is het tijd om uit te besteden?
Deze signalen zie je vaak bij bedrijven die er klaar voor zijn:
- Facturen gaan later de deur uit dan het werk is gedaan
- Openstaande posten lopen op en niemand belt erachteraan
- Je besteedt avonden of weekenden aan administratie
- Één collega weet alles en vakantie of ziekte zet alles stil
- Je groeit, maar een extra fulltime kracht is nog te veel
Herken je er twee of meer? Dan loont het om de cijfers naast elkaar te leggen. In eigen medewerker of uitbesteden zetten we de afweging op een rij.
Wat kost administratie uitbesteden?
Aanbieders werken meestal met een van deze drie prijsmodellen:
- Per uur: flexibel, maar minder voorspelbaar bij pieken
- Per transactie: bijvoorbeeld per factuur of per verwerkte boeking
- Vast maandbedrag: een pakket op basis van je gemiddelde volume
Vergelijk die prijs niet alleen met een salaris. Een eigen medewerker kost ook werkgeverslasten, inwerktijd, vervanging en software. En vergeet de kosten van fouten niet: een factuur die twee weken later de deur uitgaat, wordt ook twee weken later betaald. Hoe je de vergelijking maakt, lees je in wat kost backoffice uitbesteden.
Zo pak je het aan
1. Breng je taken en volumes in kaart
Hoeveel facturen, inkoopfacturen en herinneringen verwerk je per maand? Welke systemen gebruik je?
2. Bepaal wat je uitbesteedt
Begin met het werk dat het meeste tijd kost of het vaakst blijft liggen, vaak facturatie en debiteurenbeheer.
3. Leg afspraken vast
Spreek deadlines, rapportages en een vast aanspreekpunt af, en sluit een verwerkersovereenkomst. Lees meer over AVG en uitbesteden.
4. Kies de juiste partner
Gebruik onze checklist met 8 vragen om aanbieders te vergelijken.
Veelgestelde vragen
Kan ik als zzp'er of eenmanszaak mijn administratie uitbesteden?
Ja. Voor zzp'ers en eenmanszaken gaat het vaak vooral om boekhouding en btw-aangifte, wat je bij een boekhouder onderbrengt. Een backoffice wordt interessant zodra je veel facturen, klanten of medewerkers hebt.
Wat is het verschil tussen een administratiekantoor en een backoffice?
Een administratiekantoor richt zich op boekhouding, aangiften en jaarstukken. Een backoffice neemt het dagelijkse operationele werk over, zoals facturatie, debiteurenbeheer, dossiers en rapportages, en werkt in jouw systemen.
Houd ik zicht op mijn cijfers als ik uitbesteed?
Ja. Je werkt met vaste rapportages en een vast aanspreekpunt, en alles gebeurt in je eigen systemen. Je hebt dus meer overzicht dan wanneer de administratie blijft liggen.
Wat kost het om de financiële administratie uit te besteden?
Dat hangt af van je volume en de taken. Aanbieders rekenen per uur, per transactie of met een vast maandbedrag. Vraag een voorstel op maat op basis van je werkelijke volumes.
Lees ook
Wat kost backoffice uitbesteden? Zo reken je het uit
Wat kost backoffice uitbesteden en wanneer loont het? Een eerlijke vergelijking met een eigen medewerker.
→DEBITEURENDebiteurenbeheer: 7 tips voor sneller betaalde facturen
Openstaande facturen remmen je cashflow. Zeven praktische tips om sneller betaald te krijgen.
→PARTNER KIEZENDe juiste backoffice-partner kiezen: checklist met 8 vragen
Acht vragen die je stelt voordat je een backoffice-partner kiest.
→Benieuwd wat backoffice uitbesteden voor jou oplevert?
Plan een vrijblijvend gesprek of bel direct: +32 472 32 11 93.